物流发货管理制度五页

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物流发货管理制度 一、 发货制度 第一条为规范公司的发货管理,保证货物及时发出从而确保客户满意,特制定本制度。 第二条发货审核所有需发货的事项必须经一定的审批程序,严禁在审批手续不全的情况下发出货物。公司发货审核程序客户需等待确认货款全额到款后,即安排发货;如果客户选择的是货到付款,则由客服电话联系确认顾客购买意向后,即安排发货。出库单必须要由部门领导签字,持出库单到供应链领取货物。第三条 发货前物流员先打印出库单,找部门领导签字在到仓库领取货物。包装好商品,做好发货准备,最后联系快递公司取货。第四条 货物数量额大的直接由总公司大仓库发货,打印出库单,找部门领导签字再传真给大仓库那边。备注好发货时间和客户地址,根据客户的轻重缓急联系快递公司,包装好商品,做好发货准备。第四条 发货时间周一至周五800前统一发货;1700之前付款的订单(包括货到付款订单),当天发货,1700之后付款的订单(包括货到付款订单),次日发货;客户付款后24小时内发货(周日和节假日除外)。如有特殊情况需延长发货时间,应由客服通知客户。第五条 临时缺货断货由客服在24小时内(周日和节假日除外)通知客户缺货断货情况,建议客户购买其他款商品。第六条 物流跟踪货物发出后由物流员跟踪快递配送情况,及时处理各项问题1 如果顾客未收到货物或顾客签收时发现货物损坏,物流员要及时联系快递公司了解情况并索赔,同时为客户重新配送货物或退款;2 如果出现收货地址错误情况,则由客服联系顾客取得正确收货地址, 并通知快递公司。第七条 发货统计、单据保存订单完成之后,保留单据到财务处对账。本制度自发布之日起执行。二、 发货流程 第一步 审核订单顾客付款或客服确认顾客购买意向后,信息员完成ERP系统外部订单审核和订单送货单审核;第二步 确认库存库存有货则采取就近原则选择仓库发货,缺货则通知客户临时缺货,等待调配或更换同类商品;第三步 打印单据1、 仓库发货信息员打印网上订单出库单、赠送单,物流员凭网上订单领取货物并打包,通知快递取货发送; 2、 供应链发货物流员凭网上订单通知供应商产品型号、款式,由相关部门直接发货给客户。第四步 快递跟踪后勤员凭快递单号追踪快递配送情况,及时处理反馈各项问题;第五步 订单完成之后,信息员将所发货物统计好,并与财务部门对接好。二、仓管管理及发货流程制度 1、增强安全意识,库内严禁吸烟,上下班前后对仓库的门窗、货物、电源、消防器材等进行安全检查,发现隐患及时处理,保证库房和物资的安全。2、仓库是财物重地,非仓管人员不得随意进出停留,不允许代存私人物品,不私自拿用、外借物品,不得白条抵库。3、严格执行公司各项规章制度和工作纪律,按时上下班,工作时间不擅离职守,负责做好仓库的清洁卫生工作。4、严格执行出入库手续。仓库人员对所保管的物品,平时应做到勤抽查,勤核对,保证做到账物相符,账账相符。如有盘盈盘亏,要提出书面材料,查明原因,并及时上报财务部门,追究相关责任。5、产品入库,仓管员应认真核对,及时开具入库单,注明入库产品日期、名称、规格及数量,入库人员及仓管人员审核无误后签名。6、客户发货或公司领用样品时,仓管员应及时开据出库单,注明发往地、客户姓名、所发货的产品名称、数量,提货员及仓管员审核无误后签名。7、收到退货后应及时做退货入库登记,登记内容应包括客户地址、客户名称、退回的产品名称及数量等,退货员与仓管员审核无误后签名;同时应与原入库新品分开保管,对于箱子、包装物造成的毁损要及时上报办公室,确定具体数量后,进行再加工;8、仓库人员收到发货通知,应及时发货,如因缺货或其它原因不能发货,应立即告知办公室相关人员。9、若货运部通知客户不提货或要原货返回时,应立即上报办公室销售负责人,由办公室人员与业务员联系做相应处理;10、每月25日协助财务人员对库存物资进行盘点,并及时将盘点结果上报办公室销售主管,销售主管可定期对库存数量进行抽查。11、一般情况下,每天的发货时间为8001800,业务人员在规定时间内上报发货信息,确保发货员及时发货;12、入库单、出库单和发货、退货运费票要保存完整,待到每月与办公室对账时及时上缴给会计人员;13、应利用空闲时间对发往各个地方的货运部进行了解,积累经验,优胜劣汰,以便使货物能够迅速到达客户手中;
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